EVENTI AZIENDALI.
Uno strumento ancora molto efficace, ma che va svecchiato
Uno strumento ancora molto efficace, ma che va svecchiato
La convention diventa hi tech
Usare la tecnologia e la multimedialità è un modo per rinnovare i format
tradizionali, ottimizzando i costi e aumentando la visibilità
Noiose, ridondanti, celebrative, prigioniere della comunicazione unilaterale dell’azienda, le vecchie convention s’ispiravano a un modello in voga negli anni ’80 e ’90, che a un certo punto è crollato. La scure della crisi gli ha dato il colpo di grazia quando le imprese, alle prese con i ridotti budget, hanno cominciato a puntare sulla qualità e sull’efficacia dell’evento e non più sulle dimensioni. I tagli alla comunicazione hanno messo in crisi il vecchio modello della comunicazione aziendale: l’aria è cambiata e si cerca di coinvolgere il pubblico rendendolo partecipe e se possibile protagonista dell’evento. «Da tempo abbiamo smesso con le adunate oceaniche – spiega Gianluigi Inglese, ceo di Ito group – oggi si punta su convention con piccoli numeri e si cerca di trasferire il messaggio cercando di concentrare le attività in pochi giorni.
L’obiettivo è raccogliere poche persone, ma che siano tutte più interessate all’argomento e, di conseguenza, attive e partecipanti». Non è solo una questione di budget, perché il cambiamento in atto è strutturale e le agenzie del mondo Mice si stanno già attrezzando per il nuovo corso. Si cerca un taglio più specifico per le convention, si curano i dettagli al fine di intercettare e poi alimentare le motivazioni di manager e dipendenti.
Si prova a battere la strada per l’uscita dalla crisi: «nel corso del 2009 abbiamo visto un leggero calo delle richieste – spiega Claudio Miglio, amministratore delegato di Hrg, società internazionale di servizi di viaggi per le aziende –, ma nei preprimi mesi del 2010 si sono creati nuovi trend che hanno messo in luce il nuovo modo di gestire il budget da parte delle aziende. Tra le nuove tendenze c’è la necessità di organizzare viaggi sempre più a breve termine e una maggiore attenzione nella selezione dei partecipanti». Sarebbe proprio per ridurre i costi il motivo per cui oggi il 70,9% delle aziende (stando ai dati della ricerca “Il Mercato degli eventi in Italia: Outlook 2010”, promossa dalla rivista Convegni) organizza da sé l’evento, coordinando una serie di fornitori, a scapito però di originalità e creatività.
Quando ricorrono alle agenzie, tuttavia, le aziende sono soddisfatte del servizio nel 70,5% dei casi, soprattutto per quanto riguarda il rapporto costo/servizio. Sempre più spesso le convention di tre giorni (con due notti) sono sostituite da quelle di due (con un solo pernottamento) o, per esempio, si tende a eliminare il classico coffee break e i regali-gadget per i partecipanti. «Un cambiamento che finisce per compromettere l’immagine dell’azienda, che deve fare i conti con una sua storicità nell’organizzazione delle convention – spiega Tessa Curradi, titolare di Excelsia, agenzia specializzata in eventi congressuali – per questo il mio consiglio, davanti a consistenti tagli di budget, è quello di rinunciare all’evento, perché farlo male è peggio che non farlo.
Oppure propongo una convention completamente diversa, in un altro posto e strutturata in un altro modo. Meglio far arrivare i partecipanti direttamente a cena, piuttosto che allestire un pessimo pomeriggio». Spesso ormai sono le stesse aziende a chiedere alle agenzie uno sforzo, reclamando più collaborazione e più servizi in cambio di un impegno contrattuale fisso nell’organizzazione di eventi periodici.
Tuttavia le società non sembrano disposte a trattare su quella che è la riunione aziendale in sé, in quanto leit motiv dell’evento, e su questo punto raramente sono orientate al risparmio. Sul personale e sugli strumenti di comunicazione l’investimento rimane più o meno quello di un tempo.
L’obiettivo è raccogliere poche persone, ma che siano tutte più interessate all’argomento e, di conseguenza, attive e partecipanti». Non è solo una questione di budget, perché il cambiamento in atto è strutturale e le agenzie del mondo Mice si stanno già attrezzando per il nuovo corso. Si cerca un taglio più specifico per le convention, si curano i dettagli al fine di intercettare e poi alimentare le motivazioni di manager e dipendenti.
Si prova a battere la strada per l’uscita dalla crisi: «nel corso del 2009 abbiamo visto un leggero calo delle richieste – spiega Claudio Miglio, amministratore delegato di Hrg, società internazionale di servizi di viaggi per le aziende –, ma nei preprimi mesi del 2010 si sono creati nuovi trend che hanno messo in luce il nuovo modo di gestire il budget da parte delle aziende. Tra le nuove tendenze c’è la necessità di organizzare viaggi sempre più a breve termine e una maggiore attenzione nella selezione dei partecipanti». Sarebbe proprio per ridurre i costi il motivo per cui oggi il 70,9% delle aziende (stando ai dati della ricerca “Il Mercato degli eventi in Italia: Outlook 2010”, promossa dalla rivista Convegni) organizza da sé l’evento, coordinando una serie di fornitori, a scapito però di originalità e creatività.
Quando ricorrono alle agenzie, tuttavia, le aziende sono soddisfatte del servizio nel 70,5% dei casi, soprattutto per quanto riguarda il rapporto costo/servizio. Sempre più spesso le convention di tre giorni (con due notti) sono sostituite da quelle di due (con un solo pernottamento) o, per esempio, si tende a eliminare il classico coffee break e i regali-gadget per i partecipanti. «Un cambiamento che finisce per compromettere l’immagine dell’azienda, che deve fare i conti con una sua storicità nell’organizzazione delle convention – spiega Tessa Curradi, titolare di Excelsia, agenzia specializzata in eventi congressuali – per questo il mio consiglio, davanti a consistenti tagli di budget, è quello di rinunciare all’evento, perché farlo male è peggio che non farlo.
Oppure propongo una convention completamente diversa, in un altro posto e strutturata in un altro modo. Meglio far arrivare i partecipanti direttamente a cena, piuttosto che allestire un pessimo pomeriggio». Spesso ormai sono le stesse aziende a chiedere alle agenzie uno sforzo, reclamando più collaborazione e più servizi in cambio di un impegno contrattuale fisso nell’organizzazione di eventi periodici.
Tuttavia le società non sembrano disposte a trattare su quella che è la riunione aziendale in sé, in quanto leit motiv dell’evento, e su questo punto raramente sono orientate al risparmio. Sul personale e sugli strumenti di comunicazione l’investimento rimane più o meno quello di un tempo.
» Continua sul numero 7/2010
BUSINESS TRAVEL / 9.2010